Projektni menadžment

PRIJEDLOG PROJEKTA
Prijedlog projekta predstavlja detaljan opis aktivnosti koje treba realizirati s ciljem rješavanja određenog problema. Pisanjem prijedloga projekta, neprofitne organizacije pokušavaju osigurati financijska sredstva koja su im potrebna za provođenje projekta i pružanje usluga određenoj ciljnoj skupini. To je pisani dokument koji predstavlja neku vrstu zahtjeva, u formatu koji je prepoznatljiv i prihvatljiv.
Prijedlog projekta je jedna od najefikasnijih metoda prikupljanja sredstava od različitih vrsta donatora. Posao prikupljanja sredstava zahtjeva timski rad, istraživanja izvora sredstava, razvijanje I planiranje pristupa izvorima sredstava, izbor metoda rada s ciljem realizacije ideja i osiguranja održivosti organizacije. Cilj prijedloga je uvjeriti donatore za odobrenje financijskih sredstava za realizaciju opisanih aktivnosti u projektu.
 
GDJE PRONAĆI DONATORE
Pisanje prijedloga projekta obično slijedi nakon što se pronađe jedan ili više potencijalnih donatora. Svi donatori, bili oni pojedinci, poduzeća ili velike zaklade imaju svoje specifične interese i prioritete, koji se mogu podijeliti u različite kategorije:
određeno polje interesa (razvoj civilnog društva, zaštita okoliša, obrazovanje) 
određena ciljna skupina (djeca i mladež, žene, ugrožene skupine) 
određeno zemljopisno područje (gradovi, županije ili regije) 
određene vrste organizacija (razne udruge, sportske, studentske, specifičnog programa) 
određene namjene (donacije za opremu, kampanje, okrugle stolove).
 
U nastavku navodimo najčešće metoda prikupljanja sredstava, odnosno, traženja donatora:
 
Ministarstva
Određena ministarstva svake godine objavljuju natječaje za sufinanciranje projekata i programa udruga. Sve informacije u vezi natječaja objavljuju se na službenim web stranicama. Ured za udruge Vlade RH objavljuje godišnji plan objave natječaja tako da se i na njihovim web stranicama mogu pronaći informacije o terminima natječaja.
 
Jedinice lokalne uprave i samouprave
Svaka županija, grad ili općina kroz odjele za društvene djelatnosti ima pripremljena godišnja sredstva za financiranje projekata različitih lokalnih udruga. Najčešće se sredstva dodjeljuju putem objavljenih natječaja. Natječaji se objavljuju u lokalnim medijima i na službenim web stranicama.
 
Uredi Vlade RH
Uredi Vlade RH redovno svake godine objavljuju natječaje za sufinanciranje projekata i programa udruga. Sve informacije objavljuju se na službenim web stranicama ureda. Za informacije posjetite web stranice ureda Vlade RH: Ured za ljudska prava, Ured za udruge, Ured za suzbijanje zlouporabe droga.
 
Nacionalna zaklada za razvoj civilnog društva
Nacionalna zaklada za razvoj civilnog društva redovno svake godine objavljuje natječaje za sufinanciranje projekata i programa udruga. Sve informacije objavljuju se na službenim web stranicama zaklade.
 
Europska Unija
Europska Unija ima različite fondove iz kojih se financiraju projekti i programi udruga. Financijska sredstva dodjeljuju se putem objavljenih natječaja. Informacije o natječajima mogu se pronaći na web stranicama Ureda za udruge Vlade RH; Nacionalne zaklade za razvoj civilnog društva, provedbenih agencija (HZZ, SAFU) itd.
Projekti koje Europska Unija financira su veliki i zahtijevaju ljudske i materijalne resurse za provedbu stoga se manje udruge na takve projekte mogu javiti eventualno kao partneri ili suradnici.
 
Međunarodne organizacije
Mnoge međunarodne organizacije redovno objavljuju natječaje za donacije. Sve informacije objavljuju se na službenim web stranicama organizacije. 
 
Javni događaji
Korištenje različitih manifestacija, od dobrotvornih, humanitarnih, pa do različitih festivala izložbi, aukcija, koncerata, igara i drugih, direktno se uključuju članovi zajednice u proces prikupljanja sredstava. Obično su sredstva koja se prikupljaju već unaprijed namijenjena za neku priliku, ovisi što je zajednici hitno potrebno. To mogu biti obnove, uređenja, humanitarna namjena, i slično.
 
Pretraživanje Interneta
Donatori sve više objavljuju informacije o svojim djelatnostima i mogućnostima za dobivanje potpore putem Interneta stoga je dobro pretraživati Internet i stvarati bazu mogućih donatora.
 
Poduzetnici, kompanije, korporacije
Sve je veći trend da velike korporacije odvajaju sredstva za razvoj zajednica u kojima postoje i rade. Želja za izgradnjom što boljeg imidža društveno odgovornog poduzeća njima osigurava bolju prodaju i u javnosti ostavlja pozitivan odjek.
Poduzećima se može obratiti direktno, najčešće putem marketing odjela ili putem objavljenih natječaja. Mnoge banke i druge veće kompanije u RH redovno objavljuju jedanput godišnje natječaj za dodjelu donacija. Informacije o takvim natječajima najčešće se mogu naći u dnevnim novinama, a nerijetko se informacija objavljuje i u tv medijima.
 
Strane vlade
Gotovo svako veleposlanstvo ima programe za razvoj civilnog društva i predviđene fondove za financiranje projekata. Oni obično daju manje i brze potpore, a neke financiraju i veće poduhvate kao što su obnove, izgradnja, opremanja i slično.
 
STANDARDNA STRUKTURA PROJEKTNOG PRIJEDLOGA
Svaki donator ima svoje standardne obrasce na kojima se piše projektni prijedlog, ali svakako se može izdvojiti standardna struktura projekta, odnosno, projektnog prijedloga:
1. SAŽETAK PROJEKTA
2. UKRATKO O ORGANIZACIJI
3. OPIS PROBLEMA/POTREBE
4. CILJEVI
5. AKTIVNOSTI
6. VREMENSKO TRAJANJE PROJEKTA
7. MJESTO PROVOĐENJA
8. EVALUACIJA
9. ODRŽIVOST
10. PRORAČUN
 
SAŽETAK PROJEKTA
Sažetak projekta predstavlja kratki pregled prijedloga projekta. Najčešće je ograničen ili brojem riječi ili brojem stranica (ne duže od jedne stranice).
U sažetku projekta potrebno je dati osnovne kratke informacije o projektu: opis problema/potrebe; ciljevi; ciljane grupe – korisnici; aktivnosti; ukupni trošak.
 
UKRATKO O ORGANIZACIJI
Na samom početku projektnog prijedloga najčešće se opisuje sama organizacija, odnosno, njeno dosadašnje djelovanje. U ovom dijelu potrebno je dati bitne informacije o organizaciji:
misija i vizija organizacije
osnovni programi, projekti, aktivnosti
postignuti rezultati, učinci, ciljevi
opis krajnjih korisnika
struktura organizacije
suradnja s drugim organizacijama, članstvo
bitni dijelovi iz prijašnjih evaluacija
dosadašnja iskustva s donatorima i ostvareni rezultati
ostalo što bi moglo biti relevantno u procjeni organizacije
 
OPIS PROBLEMA/POTREBE
Opis problema mora sadržati jasnu definiciju problema. U ovom dijelu projekta govori se o kvalitativnim i kvantitativnim pokazateljima, koji ukazuju na postojanje društvenog problema, koji se može brzo riješiti ili ublažiti. Tu se iznose činjenice koje potkrepljuju težinu problema i pri tome treba voditi računa da su podaci konkretni, a ne uopćeni, da pogađaju suštinu problema, a ne pretpostavku što bi korisnici trebali, željeli ili htjeli.
Informacije koje se daju moraju biti provjerene i treba biti naveden njihov izvor.
Opis problema govori o rezultatima istraživanja provedenog prije pisanja projekta. U ovom dijelu se predstavljaju svi razlozi zbog kojih bi trebalo provesti projekt i njime ostvariti željenu promjenu u zajednici. U ovom dijelu daju se odgovori na sljedeća pitanja:
Koje su potrebe i problemi korisnika?
Što će se dogoditi ako se ništa ne poduzme?
Može li se to dokazati?
Što se događa ukoliko se nešto napravi?
 
CILJEVI
Ciljevi govore o pozitivnoj promjeni koja će se dogoditi kada se na problemu bude radilo. To je iskaz smjera promjene. U ovom dijelu daju se odgovori na sljedeća pitanja:
ŠTO se želi promijeniti ili postići?
KAKO se želi ostvariti promjena?
ZAŠTO se provode aktivnosti?
KAKO će se postići cilj?
Rečenica kojom se definira cilj započinje infinitivom. (npr. povećati, ublažiti, poboljšati, ojačati, potaknuti, unaprijediti kvalitetu, povećati zaposlenost, omogućiti obrazovanje, poboljšati komunikacijske vještine, razviti informatičke vještine, pridonijeti smanjenju nezaposlenosti, smanjiti nezaposlenost i sl.).
U projektnom prijedlogu uvijek se definiraju opći (dugoročni) i specifični (kratkoročni) ciljevi.
Opći ciljevi ostvaruju se kroz dugoročnije razdoblje što znači da po završetku projekta postavljeni cilj neće biti u potpunosti ispunjen. Projekt u ovom slučaju samo djelomično doprinosi boljitku situacije. Kroz dugoročne ciljeve govorimo o željenoj situaciji u budućnosti. Primjeri općih ciljeva su: Poboljšati kvalitetu življenja u određenom mjestu; Smanjiti nezaposlenost u određenoj županiji ili regiji i slično. Najčešće se definira jedan opći cilj.
Specifični ciljevi ukazuju u kojem pravcu se djeluje kako bi se ostvario dugoročni cilj. Oni su obično ostvarivi u tijeku projekta, pa se formuliraju tako da preciziraju količinu promjene koja će se dogoditi u određenom vremenskom periodu. Najčešće se definiraju jedan do tri specifična cilja.
Primjeri općih i specifičnih ciljeva
Primjer 1.
Opći cilj projekta je  smanjiti nezaposlenost mladih u Međimurskoj županiji do 2014. godine.
Specifični cilj projekta je promicati i poticati zapošljavanje mladih u Međimurskoj županiji kroz edukativne radionice i učenje metoda rada kako bi se omogućio njihov lakši ulazak na tržište rada
Primjer 2.
Opći cilj projekta je smanjenje siromaštva kod ranjivih grupa u ruralnim dijelovima Brodsko posavske županije kroz osiguranje stabilnog prihoda u tržišno orijentiranoj proizvodnji voća.
Specifični cilj projekta je socijalno uključivanje obitelji iz ugroženih grupa kroz rad na vlastitom imanju i proizvodnji voća, s ciljem da se potakne zadržavanje stanovništva u ruralnim područjima uz iskorištavanje vlastitih neiskorištenih resursa.
 
CILJANE SKUPINE 
U projektu je potrebno što detaljnije opisati ciljane skupine, odnosno, korisnike projekta. Za ciljane skupine navode se detaljne karakteristike ovisno o vrsti projekta: spol, dob, socijalni status, obrazovanje, radno iskustvo, vještine, sposobnosti itd. Postoji više vrsta ciljanih skupina:
Primarna ciljana skupina ili krajnji korisnici projekta – to su korisnici koji imaju direktnu korist od projekta i direktno su pogođeni problemom, odnosno, direktno koriste proizvod ili usluge projekta.
Sekundarna ciljana skupina – to su korisnici koji imaju indirektnu korist od projekta, odnosno, najčešće povezani s direktnim korisnicima i sudjeluju u aktivnostima.
Tercijalna ciljana skupina - šira javnost, radno sposobni, porezni obveznici
 
AKTIVNOSTI
U ovom dijelu projektnog prijedloga se definira način kako doći do ostvarenja ciljeva i pretvoriti ih u željene rezultate. U aktivnostima se navodi i tko će biti odgovoran ili tko će provoditi aktivnosti, vremenski se određuje kada će se pojedina aktivnost događati i koji resursi su potrebni. Aktivnostima se opravdava proračun.
U ovom dijelu daju se odgovori na sljedeća pitanja:
KAKO će organizacija postići specifične ciljeve (kvantiteta, kvaliteta)?
TKO će provoditi pojedinu aktivnost?
KADA će se provoditi (vremenski plan)?
Opis aktivnosti organizira se određenim kronološkim slijedom koji daje točnu i jasnu sliku o tome kako će se projekt realizirati.
Aktivnosti i zadaci izriču se imenicama (izrada, procjena, nabava, otvaranje, mijenjanje, uvođenje, postavljanje).
Primjeri aktivnosti:
organizirati edukativnu radionicu
organizirati okrugli stol
provesti anketu među nezaposlenim osobama
 
Plan aktivnosti – gantogram aktivnosti
Svaki raščlanjeni zadatak unutar pojedine aktivnosti potrebno je ukratko opisati i odrediti vrijeme za izvođenje. Nakon što se navedu detaljni opisi aktivnosti, može se koristiti gantogram ili Ganttova tablica, u kojoj se kronološki navode aktivnosti.
 
 
REZULTATI
Osim plana aktivnosti potrebno je izraziti i očekivane rezultate, odnosno, konkretne “proizvode” koji sumiraju konkretne aktivnosti.
Primjeri rezultata:
Organizirano je i provedeno 8 edukativnih radionica za 82 nezaposlene osobe s područja grada Zagreba
tiskano i distribuirano 1000 komada info letaka
provedeno anonimno anketiranje 400 građana o pitanjima nezaposlenosti
 
MONITORING I EVALUACIJA
Monitoring i evaluacija služe poboljšanju provođenja projekta i analizi rada u organizaciji. Kroz monitoring i evaluaciju se mjeri uspješnost projekta. Monitoring je praćenje napredovanja projekta tijekom cijelog trajanja projekta dok se evaluacija provodi po završetku projekta.
Podaci prikupljeni procjenom uspjeha ponajprije se koriste za unapređenje projekta, promjene u metodama (usmjereno na vođenje projekta, kvalitetu rada voditelja projekta), preispitivanje ciljeva (usmjereno na korisnike i postizanje ciljeva) i procjene s početka projekta. Pomoću evaluacije može se dobiti slika o tome da li su utrošena sredstva opravdala postignuća.
Postoje mnoge metode evaluacije kao što su: upitnici, ankete, intervjui, promatranje, pregled projektne dokumentacije, fokus grupe itd.
 
ODRŽIVOST
Održivost pokazuje stupanj do kojeg će podrška i korist proizašla iz projekta nastaviti djelovati na ciljane skupine i po završetku projekta. S obzirom da se jednim projektom ne završavaju potrebe identificirane u zajednici, logično je da će se nastaviti i potreba da se dugoročno radi na postizanju što boljih rezultata i poboljšanja.
U ovom dijelu daju se odgovori na pitanja: Kakve su mogućnosti nastavka projekta? Kako će se osmisliti buduće aktivnosti? Koliko dugo će trajati rad na problemu? Kako će se za daljnji rad osigurati sredstva? Da li se može pokrenuti samofinanciranje? Kako će zajednica prihvatiti projekt i postoji li mogućnost da i ona sudjeluje u nekim troškovima? Imam li udruga kapacitete i potrebne resurse pomoću kojih će se osigurati održivost projekta?
 
PRORAČUN
Ovo je dio projekta koji brojčano izražava ono što je u projektu napisano. Proračun mora realno prikazivati troškove koje će projekt proizvesti tijekom provedbe.
Najčešće je proračun sastavljen od nekoliko grupa troškova:
1. Troškovi osoblja (zaposleni prema ugovoru o radu)
2. Troškovi osoblja i suradnika angažiranih na ugovor o djelu
3. Putni troškovi
4. Troškovi ureda: najam, telefon/fax, režijski troškovi
5. Troškovi materijala
6. Oprema
7. Ostali troškovi: troškovi tiska, revizija, evaluacija, strateško planiranje, ostale usluge
 
 
LOGIČKI OKVIR PROJEKTA
Kod pisanja projekta bitno je dati jasnu logiku projekta. Da bi to bilo ostvareno bitno je uskladiti aktivnosti, rezultate i ciljeve.
 
AKTIVNOSTI -> REZULTATI -> SPECIFIČAN CILJ -> OPĆI CILJ
Za definiranje logičkog okvira koristimo se logičkom matricom koja predstavlja alat koji služi za logičko povezivanje projektnih aktivnosti s očekivanim rezultatima, specifičnim ciljem projekta i širim općim ciljem kojem čitav projekt doprinosi. Logička matrica je odličan početni korak u formulaciji projekta budući da jasno i sažeto predstavlja logiku projekta.